「コミュニケーションのミスは、伝え手・伝え方に問題がある」
いつぞや、誰かからこんなことを教えてもらった記憶があります。詳細は覚えていないのですが、このことをよく覚えていて、私自身は常に意識をしています。この考え方によって、クライアントとの意思疎通など、かなりスピーディーで、かつ正確にできているんじゃないか、、、と思っています。
先日、ある方に議事録の作り方で注意をしました。
この方は、私のクライアントの部下…チームをまとめるマネージャーです。なぜ注意したのかというと、ミーティングで決まったことを伝えるとき、悪い形で共有をしていたからです。
具体的には、GoogleDocsで共有をしていたんです。GoogleDocsにドキュメントをまとめて、そのリンクをチャットワークに貼っていたんです。
なぜ、このやり方が悪いのか？このやり方だと、大事な情報共有が難しくなるからです。
基本、人は見ないし読まない
チャットワークにしろ、スラックにしろ、LINEにしろ、人は読みません。読んでいるにしても、かなり雑に読んでいます。集中して一言一句を読んでいるわけじゃありません。忙しい人だと、なおさらです。
私の友人は、LINEに仕事の連絡がきて大変なことになっています。常に未読が300件以上です。連絡をLINEにしても、全く返ってきません.. 遊ぶにしてもご飯を食べるにしても、連絡を取るのだけでも一苦労です…（このことを知ってから、LINEで仕事の連絡は絶対にしないと心に決めました）
しかし、こういう情報共有や意思決定というのは、常に忙しい人との連携も鍵になります。こう考えた時に、冒頭のマネージャーの共有の仕方って、問題があると思いませんか？
クリックさせる手間を甘く見ない
チャットワークでGoogleDocsのリンクをクリックさせる。この手間をどう捉えるかによります。僕は、今までの経験上、ワンクリックさせるというのは、かなり手間だと思っています。極力、その手間を省かせたいと思っています。
なぜか？それは、私のマーケティングの経験から考えています。マーケティングでは、セールスページを直接見せず、記事広告やビデオなどを挟むケースがあります。クリックをもう１つ取らせているわけです。
クリックを１つ取らせると、遷移するお客さんが50%減るなんていうのも、よくあります。セールスページを見る人が、50%減るのです。これを、今回の情報連携で結びつければ、ミーティングに参加しているメンバーでも50%しか、決まったことを振り返れないことになります。
決まったことを確認するために、知っている人にチャットを出す…そうなれば、手間がもっと増えます。手間が増やすというのは、人のやる気や見る気を削いでしまいます。良いミーティングができたとしても、実行に移されないことが起こります。そうなれば、、、意味がなくなってしまいますよね。
（あと、Google Docsは共有をするとスマホで確認しづらい時があります。それも嫌です）
たかがクリック、されでクリック
いやいやワンクリックぐらいしよーぜ。。。っていう気持ちもわかります。でも、忙しい人に共有をするならって考えると、こういう手間を考えて共有してあげた方が、親切じゃないでしょうか。情報を連携する、決まったことをシェアする。こういう時には、情報の正確さや伝える早さは肝になると思います。ですが、今回の話を踏まえると
「情報を、簡単にわかるようにすること」
も、大切じゃないでしょうか。冒頭の方に指示したことは「Docsでまとめるのはいいけど、その内容をチャットワークにも直接打っておいてほしいです（コピペして）」です。そうしたら、無駄なクリックを入れずに、相手に情報を共有することができます。
細かいこと気にするなぁ、、、って思うかもしれませんが、こういう細かいことで差がついたりもします。マーケティングもそうですが、こういう意思決定や情報連携１つでも、差がついたりするかもしれません。普段の情報連携や共有について、ぜひ考えてみてください。
ー西埜巧祐
